Times Integrator – DOC

Papiri se godinama gomilaju, već ste 4 puta stavljali nove police, unajmili skladište, a svako toliko kupujete nove foldere u koje ćete “pregledno” slagati sve papire. Možda po abecedi? Godini? Datumu dospijeća? Svako toliko unajmite studenta da preslaguje arhivu po nekoj drugoj, sigurno boljoj logici!
Zvuči poznato?

Svatko tko je pokrenuo vlastiti biznis ili se nalazi u većem sustavu, zna da se lako nositi sa zadacima kad ih nema puno.
Čak i ako imate online biznis, u vašem uredu uvijek se nalazi hrpa papira. To su važni papiri, ugovori, fakture, ulazna i izlazna pošta.

Digitalno doba je sadašnjost. Sve čuvamo u “oblacima”, spremamo na “drive”… Virtualni svijet je vrlo koristan, ako ga znate dobro iskoristiti.

TI DOC je online platforma, web aplikacija, sustav za upravljanje svim poslovnim dokumentima. U njemu čuvate, pohranjujete, razmjenjujete i provodite arhiviranje dokumenata koje je jednostavno pronaći ili poslati u radni slijed. Kako god vi to želite.

ARHITEKTURA RJEŠENJA

Web aplikacija bazirana na najboljim raspoloživim tehnologijama

  • relacijska baza podataka Oracle XE (arhivski kapacitet cca. 100.000 dokumenata formata A4)
  • aplikacijski server Oracle Glassfish (Oracle WebLogic – opcija)
  • razvijena Oracle ADF tehnologijom
  • business Proces Management ( BPMN 2.0 standard)

Mogućnosti rada i okruženja

  • rad u cloud-u
  • upotrebu virtualizirane infrastrukture ili potreba fizičkih servera
  • integraciju s Active Directory ili LDAP sustavima

Potrebni resursi

  • dvojezgreni CPU
  • 8 GB radne memorije
  • 100 GB prostora za instalaciju i podatke

 

OPIS RJEŠENJA

Namjena rješenja je omogućiti efikasan poslovni proces obrade prispjelih ulaznih računa, ugovora i svih drugih ulaznih dokumenata od zaprimanja, skeniranja i unosa podataka (dodavanje priloga uz račune), pokretanja radnog slijeda, autorizacije od strane nadležnih sudionika procesa do preuzimanja računa u knjigu ulaznih računa ERP sustava, arhiviranja ugovora i ostalih poslovnih dokumenata te jednostavnog i brzog pristupa bilo kojem dokumentu i svim povezanim informacijama.

Rješenje je fleksibilno te se može prilagoditi radnim procesima svakog korisnika.

Zato TI DOC – osnovni modul nudi

  • WEB aplikacija s pristupom putem Internet preglednika neovisno o tehnologiji
  • dostupnost 24/7 neovisno o lokaciji (potreban samo pristup Internetu)
  • unos dokumenata iz mrežnih multifunkcijskih uređaja za skeniranje/kopiranje
  • napredna komunikacija između sudionika u realizaciji zadataka
  • kompletna povijest događaja na realizaciji zadatka se pohranjuje i stalno dostupna korisniku
  • pretraživanje i pristup dokumentu po bilo kojem podatku/kriteriju pretraživanja
  • ušteda vremena, resursa i novca
  • puna integracija s TI ERP rješenjem i prijenos podataka u knjigu ulaznih računa kao i povratno ažuriranje broja i statusa dokumenta
  • iznimno jednostavne metode pretraživanja podataka i za kompleksne upite
  • izbor između jednostavnih i naprednih metoda pretraživanja
  • pretraživanje putem filtriranja podataka po kriteriju pojedinih stupaca tabele s podacima
  • brzo pretraživanje dokumenata na osnovu slobodno upisanog teksta

ULAZNI RAČUNI

  • unos proizvoljne vrste dokumenta putem forme s prikazom dokumenta
  • podjela putem tipova dokumenta, koje korisnik sam definira
  • opcija klasifikacije dokumenta radi boljeg pretraživanja arhiva
  • klasifikacija se slobodno definira od strane korisnika
  • mogućnost unosa velikih količina dokumenata odjednom, bez dodatnog upisa podataka za pojedini dokument, samo uz odabir tipa i klasifikacije
  • opcija slanja, po potrebi, dokumenta u radni slijed (BPM poslovni proces)
  • raspoloživ inicijalni odabir više različitih procesa prilagođenih raznim namjenama i organizacijskim strukturama

ULAZNA I IZLAZNA POŠTA

  • evidencija ulazne i izlazne pošte s automatskom dodjelom urudžbenog broja
  • mogućnost dostave dokumenta ulazne pošte na proizvoljni broj korisnika putem BPM procesa dostave
  • moguća evidencija podataka ulazne ili izlazne pošte bez priloženog dokumenta tj. samo upis informacija o dokumentu
  • opcija slanja izlazne pošte u BPM proces po odabiru
  • ispis lista ulazne i izlazne pošte za željeni datum ili raspon datuma

UGOVORI I SPISI

  • unos ugovora s pripadajućim podacima
  • opcija praćenja datuma isteka ugovora sa slanjem zadatka revizije ugovora odabranim osobama
  • odabir relativnog vremena obavijesti, u odnosu na datum isteka, te broja i vremena dodatnih podsjetnika
  • dodavanje uputa ili zadatka za reviziju, koji se prikazuju u e-pošti osoba kojima je dodijeljen zadatak, kao i u BPM proces
  • mapa ili spis je dokument koji se sastoji isključivo od poveznica na druge dokumente iz sustava
  • isti dokument može biti uključen u neograničeni broj različitih spisa
  • brz i jednostavan pristup svim informacijama pojedinog dokumenta uključenog u spis
  • dokumente dodajemo u spis bilo putem funkcije pretraživanja ili prethodnog dodavanja u listu

POSLOVNI PROCESI – RADNI SLIJEDOVI

  • BPM modul za pregled i odobravanje dokumenata nudi organizirani i pregledan prikaz zadataka  s detaljnim informacijama o dokumentu koji se obrađuje.
  • ugrađen veći broj BPM procesa upotrebljivih za razne namjene
  • zahvaljujući fleksibilnoj arhitekturi BPM modula, korisnik sam može mijenjati način izvršenja procesa i odgovorne osobe za pojedine korake u procesu
  • moguće odobravanje više dokumenata odjednom uz odabir željenih ili svih odjednom
  • autorizirani korisnici mogu ispravljati podatke dokumenta u postupku pregleda i odobravanja ili dodavati priloge
  • grafički prikaz procesa
  • zadužena osoba ima osobnu listu zadataka tj. dokumenta koje treba pregledati
  • uz svaki zadatak prikazuje se dokument i relevantni podaci
  • dostupni su, po potrebi, svi podaci dokumenta
  • odobravanje dokumenta je moguće pojedinačno ili odjednom veći broj odabranih dokumenata
  • dostupan je pregled svih dokumenata/zadataka u poslovnim procesima tj. radnim sljedovima
  • vidljiva informacija kod koga dokument čeka na obradu te kada je dodijeljen zadatak

IZVJEŠTAJI

  • izrada izvještaja s popisom ulaznih računa
  • izrada izvještaja s prikazom ulaznih računa po datumu dospijeća
  • izrada izvještaja s prikazom računa i financijskim iznosom dospijeća za datum ili period
  • izrada izvještaja na osnovi tek upisanih računa, koji još nisu odobreni i nisu upisani u knjigu ulaznih računa, daje kvalitetne i pravovremene informacije za planiranje financijskih obveza
  • izvoz podataka dobivenih na osnovu jednostavnih ili kompleksnih uvjeta pretraživanja u excel tabelu, za potrebe analize ili prijenosa podataka

Saznajte još više!

ZATRAŽITE PONUDU ili nas kontaktirajte na ++385 1 4444 200 

DODATNE USLUGE KOJE BI VAS MOGLE ZANIMATI

Times Integrator ERP Times Integrator 2 GO Times Integrator 4 Human Resources Times Integrator Business Intelligence PANTHEON