Sustav za upravljanje dokumentima (DMS) i poslovnim procesima
TIDOC je online platforma, web aplikacija, sustav za upravljanje svim poslovnim dokumentima. U njemu čuvate, pohranjujete, razmjenjujete i provodite arhiviranje dokumenata koje je jednostavno pronaći ili poslati u radni slijed. Kako god vi to želite.
OPIS RJEŠENJA
Namjena rješenja je omogućiti efikasan poslovni proces obrade prispjelih ulaznih računa, ugovora i svih drugih ulaznih dokumenata od zaprimanja, skeniranja i unosa podataka (dodavanje priloga uz račune), pokretanja radnog slijeda, autorizacije od strane nadležnih sudionika procesa do preuzimanja računa u knjigu ulaznih računa ERP sustava, arhiviranja ugovora i ostalih poslovnih dokumenata te jednostavnog i brzog pristupa bilo kojem dokumentu i svim povezanim informacijama te u kratkom roku doći do svima privlačnog cilja - UREDA BEZ PAPIRA.
Rješenje je fleksibilno te se može prilagoditi radnim procesima svakog korisnika.
ZATO TI DOC – OSNOVNI MODUL NUDI:
WEB aplikacija s pristupom putem Internet preglednika neovisno o tehnologiji
dostupnost 24/7 neovisno o lokaciji (potreban samo pristup Internetu)
unos dokumenata iz mrežnih multifunkcijskih uređaja za skeniranje/kopiranje
napredna komunikacija između sudionika u realizaciji zadataka
kompletna povijest događaja na realizaciji zadatka se pohranjuje i stalno dostupna korisniku
pretraživanje i pristup dokumentu po bilo kojem podatku/kriteriju pretraživanja
ušteda vremena, resursa i novca
puna integracija s TI ERP rješenjem i prijenos podataka u knjigu ulaznih računa kao i povratno ažuriranje broja i statusa dokumenta
iznimno jednostavne metode pretraživanja podataka i za kompleksne upite
izbor između jednostavnih i naprednih metoda pretraživanja
pretraživanje putem filtriranja podataka po kriteriju pojedinih stupaca tabele s podacima
brzo pretraživanje dokumenata na osnovu slobodno upisanog teksta
ULAZNI RAČUNI
unos proizvoljne vrste dokumenta putem forme s prikazom dokumenta
podjela putem tipova dokumenta, koje korisnik sam definira
opcija klasifikacije dokumenta radi boljeg pretraživanja arhiva
klasifikacija se slobodno definira od strane korisnika
mogućnost unosa velikih količina dokumenata odjednom, bez dodatnog upisa podataka za pojedini dokument, samo uz odabir tipa i klasifikacije
opcija slanja, po potrebi, dokumenta u radni slijed (BPM poslovni proces)
raspoloživ inicijalni odabir više različitih procesa prilagođenih raznim namjenama i organizacijskim strukturama
ULAZNA I IZLAZNA POŠTA
evidencija ulazne i izlazne pošte s automatskom dodjelom urudžbenog broja
mogućnost dostave dokumenta ulazne pošte na proizvoljni broj korisnika putem BPM procesa dostave
moguća evidencija podataka ulazne ili izlazne pošte bez priloženog dokumenta tj. samo upis informacija o dokumentu
opcija slanja izlazne pošte u BPM proces po odabiru
ispis lista ulazne i izlazne pošte za željeni datum ili raspon datuma
UGOVORI I SPISI
unos ugovora s pripadajućim podacima
opcija praćenja datuma isteka ugovora sa slanjem zadatka revizije ugovora odabranim osobama
odabir relativnog vremena obavijesti, u odnosu na datum isteka, te broja i vremena dodatnih podsjetnika
dodavanje uputa ili zadatka za reviziju, koji se prikazuju u e-pošti osoba kojima je dodijeljen zadatak, kao i u BPM proces
mapa ili spis je dokument koji se sastoji isključivo od poveznica na druge dokumente iz sustava
isti dokument može biti uključen u neograničeni broj različitih spisa
brz i jednostavan pristup svim informacijama pojedinog dokumenta uključenog u spis
dokumente dodajemo u spis bilo putem funkcije pretraživanja ili prethodnog dodavanja u listu
POSLOVNI PROCESI – RADNI SLIJEDOVI
BPM modul za pregled i odobravanje dokumenata nudi organizirani i pregledan prikaz zadataka s detaljnim informacijama o dokumentu koji se obrađuje.
ugrađen veći broj BPM procesa upotrebljivih za razne namjene
zahvaljujući fleksibilnoj arhitekturi BPM modula, korisnik sam može mijenjati način izvršenja procesa i odgovorne osobe za pojedine korake u procesu
moguće odobravanje više dokumenata odjednom uz odabir željenih ili svih odjednom
autorizirani korisnici mogu ispravljati podatke dokumenta u postupku pregleda i odobravanja ili dodavati priloge
grafički prikaz procesa
zadužena osoba ima osobnu listu zadataka tj. dokumenta koje treba pregledati
uz svaki zadatak prikazuje se dokument i relevantni podaci
dostupni su, po potrebi, svi podaci dokumenta
odobravanje dokumenta je moguće pojedinačno ili odjednom veći broj odabranih dokumenata
dostupan je pregled svih dokumenata/zadataka u poslovnim procesima tj. radnim sljedovima
vidljiva informacija kod koga dokument čeka na obradu te kada je dodijeljen zadatak
IZVJEŠTAJI
izrada izvještaja s popisom ulaznih računa
izrada izvještaja s prikazom ulaznih računa po datumu dospijeća
izrada izvještaja s prikazom računa i financijskim iznosom dospijeća za datum ili period
izrada izvještaja na osnovi tek upisanih računa, koji još nisu odobreni i nisu upisani u knjigu ulaznih računa, daje kvalitetne i pravovremene informacije za planiranje financijskih obveza
izvoz podataka dobivenih na osnovu jednostavnih ili kompleksnih uvjeta pretraživanja u excel tabelu, za potrebe analize ili prijenosa podataka
ARHITEKTURA RJEŠENJA
Web aplikacija bazirana na najboljim raspoloživim tehnologijama
relacijska baza podataka Oracle XE (arhivski kapacitet cca. 100.000 dokumenata formata A4)
aplikacijski server Oracle Glassfish (Oracle WebLogic – opcija)
razvijena Oracle ADF tehnologijom
business Proces Management ( BPMN 2.0 standard)
Mogućnosti rada i okruženja
rad u cloud-u
upotrebu virtualizirane infrastrukture ili potreba fizičkih servera
integraciju s Active Directory ili LDAP sustavima
Potrebni resursi
dvojezgreni CPU
8 GB radne memorije
100 GB prostora za instalaciju i podatke
