Mobilna prodaja na terenu bez zastoja

Kad komercijalist na terenu upisuje narudžbu u bilježnicu, šalje je porukom u ured, a stanje zaliha provjerava telefonski, problem nije samo sporiji rad. Problem je što takav proces stvara kašnjenja, pogreške i gubitak kontrole. Upravo zato mobilna prodaja na terenu sve češće postaje operativni standard u tvrtkama koje žele bržu obradu narudžbi, pouzdanije podatke i jasniji pregled prodajnih aktivnosti.

Za organizacije koje imaju vanjske prodajne predstavnike, distributere ili terenske komercijaliste, pitanje više nije treba li digitalizirati terenski rad, nego kako to napraviti tako da rješenje stvarno prati poslovni proces. Ako aplikacija radi odvojeno od ostatka sustava, dio problema ostaje isti. Ako je povezana s ERP-om, cjenicima, kupcima, zalihama i izvještavanjem, terenska prodaja prestaje biti zaseban kanal i postaje dio jedinstvenog poslovnog toka.

Što u praksi znači mobilna prodaja na terenu

Mobilna prodaja na terenu podrazumijeva da prodajni predstavnik na mobilnom uređaju pristupa svim ključnim podacima potrebnima za rad s kupcem i odmah evidentira rezultate posjeta. To uključuje pregled artikala, cijena, akcija, prethodnih narudžbi, otvorenih potraživanja, stanja kupca i dostupnosti robe.

Vrijednost takvog modela nije samo u tome što komercijalist radi brže. Jednako je važno to što se podaci unose na mjestu nastanka, bez dodatnog prepisivanja i bez više verzija iste informacije. Ured dobiva točan zapis aktivnosti, logistika vidi što treba isporučiti, a uprava ima pregled nad realizacijom gotovo u stvarnom vremenu.

To je posebno važno u djelatnostima u kojima se dnevno obilazi velik broj kupaca, narudžbe imaju kratke rokove isporuke, a uvjeti prodaje ovise o kupcu, kanalu ili regiji. U takvim okruženjima improvizacija brzo postaje skupa.

Gdje klasični terenski proces najčešće puca

Mnoge tvrtke i dalje rade po modelu koji je funkcionalan samo dok je opseg prodaje relativno mali. Komercijalist obiđe kupca, evidentira narudžbu ručno, poslije je šalje administraciji, a onda druga osoba podatke unosi u sustav. Svaki dodatni korak povećava mogućnost pogreške.

Najčešći problemi pritom nisu spektakularni, nego operativni. Krivi artikl, zastarjela cijena, neusklađena rabatna politika, narudžba poslana prekasno, nevidljivo potraživanje kupca ili izgubljena informacija s terena. Pojedinačno to djeluje kao manji zastoj, ali kumulativno utječe na maržu, rokove isporuke i odnos s kupcem.

Drugi problem je manjak vidljivosti. Ako uprava i voditelji prodaje nemaju pouzdan pregled obilazaka, realizacije i statusa narudžbi, teško mogu upravljati učinkom tima. U takvom modelu odluke se donose na temelju procjene, a ne na temelju podataka.

Koje procese terenska aplikacija treba pokrivati

Kvalitetno rješenje za terensku prodaju ne svodi se na ekran za unos narudžbe. Ono mora pratiti stvarni rad komercijalista tijekom cijelog obilaska kupca.

To znači da korisnik treba imati pregled plana obilazaka i kupaca, uvid u povijest suradnje, mogućnost evidentiranja posjeta, kreiranja narudžbe, bilježenja napomena i praćenja realizacije. Ako organizacija radi s akcijama, posebnim uvjetima ili različitim cjenicima po kupcu, i to mora biti dostupno bez dodatnih poziva prema uredu.

U nekim tvrtkama važan je i unos fotografija, potvrda prisutnosti na lokaciji ili evidencija merchandising aktivnosti. Drugdje je presudno da komercijalist odmah vidi otvorene stavke i kreditnu izloženost kupca prije nego što ugovori novu isporuku. Rješenje zato treba prilagoditi modelu prodaje, a ne očekivati da se prodajni proces prilagodi softveru.

Zašto integracija s ERP-om čini razliku

Najveća razlika između parcijalnog i učinkovitog rješenja leži u integraciji. Ako mobilna aplikacija postoji odvojeno od središnjeg poslovnog sustava, tvrtka dobiva brži unos, ali ne i potpunu kontrolu. Podaci se tada i dalje prenose između sustava, usklađuju naknadno ili ručno provjeravaju.

Kada je mobilna prodaja povezana s ERP-om, komercijalist na terenu radi s istim podacima koje koriste nabava, skladište, financije i uprava. To znači da su cijene aktualne, kupci ispravni, stanja zaliha vjerodostojna, a narudžbe odmah vidljive ostatku organizacije.

Takva povezanost posebno je važna kod odobravanja komercijalnih uvjeta i kontrole naplate. Prodaja ne bi smjela djelovati izolirano od financijskog rizika. Ako terenski tim nema uvid u status kupca, tvrtka može ubrzati prodaju, ali istodobno povećati izloženost. Dobar sustav zato ne ubrzava samo unos narudžbi, nego uvodi disciplinu u cijeli proces.

Poslovne koristi koje se vide brzo

Prvi učinak koji tvrtke obično primijete jest kraće vrijeme od obilaska kupca do obrade narudžbe. Narudžba ne čeka povratak komercijalista u ured niti dodatni administrativni unos. To ubrzava pripremu robe i skraćuje cijeli isporučni ciklus.

Drugi učinak je manji broj pogrešaka. Kad komercijalist bira artikle iz sustava, koristi definirane cjenike i radi nad stvarnim podacima o kupcu, prostor za pogrešan unos značajno se smanjuje. To ne uklanja sve operativne probleme, ali uklanja veliki dio onih koji nastaju zbog ručnog prijenosa informacija.

Treća korist je bolja upravljačka slika. Voditelji prodaje mogu pratiti aktivnosti tima, broj posjeta, realizaciju po kupcu, odstupanja od plana i učestalost narudžbi. Takvi podaci nisu važni samo za izvještavanje. Oni pomažu kod raspodjele terena, definiranja prioriteta i procjene stvarnog učinka prodajnog modela.

Mobilna prodaja na terenu nije ista za svaku organizaciju

Iako je osnovna logika slična, način primjene razlikuje se ovisno o industriji, širini asortimana i organizaciji prodaje. Tvrtka s nekoliko stotina artikala i stabilnim cjenicima neće imati iste zahtjeve kao distributer s čestim akcijama, kompleksnim rabatima i velikim brojem dnevnih posjeta.

Razlika postoji i između prodaje koja primarno prikuplja narudžbe i prodaje koja aktivno razvija tržište, pregovara uvjete ili prati izloženost proizvoda na prodajnom mjestu. U prvom slučaju naglasak je na brzini i točnosti unosa. U drugom su jednako važni evidencija aktivnosti, pregled povijesti suradnje i dostupnost analitičkih podataka.

Zato implementacija treba krenuti od procesa, a ne od popisa funkcionalnosti. Tvrtka mora jasno definirati što želi standardizirati, koje odluke želi temeljiti na podacima i gdje danas nastaju najveći operativni gubici.

Što treba provjeriti prije uvođenja rješenja

Prije odluke o uvođenju korisno je sagledati tri razine. Prva je operativna - kako danas nastaje narudžba, tko je provjerava, gdje se gubi vrijeme i koje se informacije traže izvan sustava. Druga je upravljačka - koje izvještaje voditelji trebaju, a danas ih ne dobivaju dovoljno brzo ili dovoljno pouzdano. Treća je tehnička - koliko se novo rješenje može uklopiti u postojeći informacijski sustav bez stvaranja dodatnih otoka podataka.

Važno je provjeriti i uvjete rada na terenu. Nije svejedno radi li tim u urbanim sredinama s pouzdanom povezivošću ili obilazi lokacije na kojima pristup mreži nije stalan. U takvim situacijama rad offline i sinkronizacija podataka postaju ključna funkcionalnost, a ne dodatna prednost.

Jednako je važno definirati pravila korištenja. Ako se ne zna koje podatke komercijalist mora unijeti nakon posjeta, kako se evidentiraju narudžbe i tko odobrava iznimke, ni najbolja aplikacija neće donijeti punu korist. Softver daje okvir, ali rezultat ovisi i o disciplini procesa.

Uloga podrške i dugoročne održivosti

Kod poslovnih rješenja za terensku prodaju nije presudan samo početni dojam u demonstraciji. Bitno je može li sustav dugoročno pratiti promjene u asortimanu, organizaciji prodaje, politici cijena i internim pravilima tvrtke.

Zato je važan partner koji razumije širu sliku poslovanja, a ne samo pojedinačnu aplikaciju. Kad je mobilna prodaja dio integriranog sustava, lakše je uskladiti promjene između prodaje, financija, skladišta i upravljačkog izvještavanja. Upravo u tome integrirani pristup, kakav razvija Osmi BiT, ima stvarnu poslovnu vrijednost - manje prijelaza između sustava, manje ručnih korekcija i jasniju kontrolu procesa.

Tvrtke koje terensku prodaju promatraju samo kao alat za brži unos narudžbi često dobiju djelomičan rezultat. One koje je promatraju kao dio cjelovitog poslovnog sustava obično dobivaju više - točnije podatke, stabilniji proces i kvalitetniju osnovu za upravljanje prodajom.

Kad terenski tim radi na ažurnim podacima i u istom sustavu kao ostatak organizacije, prodaja prestaje ovisiti o improvizaciji. Tada postaje proces kojim se može upravljati, mjeriti ga i razvijati bez nepotrebnih zastoja.