Poslovne specifičnosti komunalnih tvrtki potakle su nas da razvijemo programsko rješenje TI4KOM koje obuhvaća sve poslovne procese komunalnih tvrtki, a, ujedno, olakšava izradu i preglednost dokumentacije i evidencija.

Stalne zakonske izmjene koje reguliraju pojedine komunalne usluge zahtijevaju od pružatelja komunalnih usluga korištenje fleksibilnog programskog rješenja koje bi se na vrijeme prilagodilo novoj regulativi, a ujedno obuhvatilo tri vrste poslovnih procesa koji se odvijaju u komunalnim tvrtkama.

Osmi Bit je razvio rješenje TI4KOM koje u potpunosti prati poslovanje komunalnih tvrtki te obuhvaća sve procese koji se u istima odvijaju, a koji se dijele na:

PROCESI TRGOVAČKIH DRUŠTAVA – redovni poslovni procesi trgovačkih društava-obuhvaćeni su Times Integrator-ERP-om, poslovno informacijskim sustavom (uključujući: vođenje glavne knjige i pomoćnih knjiga, knjiga ulaznih i izlaznih računa, evidencija osnovnih sredstava, robno-materijalno poslovanje, obračun plaća itd.)

KOMUNALNI PROCESI – specifični poslovni procesi komunalnih poduzeća sukladno djelatnosti istoga (odvoz i oporaba otpada sa svim zakonski popratnim papirima, masovno kreiranje računa za korisnike usluga, održavanje vozila i strojeva itd.)

GRADSKO STAMBENI PROCESI – odnose se na posebnosti GSG te njihovog djelokruga rada kojem je primarna djelatnost vođenje ANALITIČKOG KNJIGOVODSTVA za druge subjekte (objekte- zgrade)

SPECIFIČNOSTI SUSTAVA

Komunalne usluge – podržana je velika većina komunalne usluga, a kako različiti tipovi komunalnih usluga koje TI4KOM podržava, podrazumijevaju i različite modele njihovog obračuna, ostavili smo prostor za razvoj različitih modela naplate, koji odgovaraju načinu

obračuna usluga komunalnih tvrtki. Svaka usluga može imati svoj specifičan ključ obračuna – od paušala, preko stanja brojila ili količine, do površine objekta i broja ukućana. Cijene svake usluge mogu biti različite za različite tipove korisnika (fizičke i pravne osobe, industrija i/ili mala privreda) ili područja u kojima se usluga koristi.

Naplata & Računi – informacijski sustavi za naplatu komunalnih usluga objedinjuje vođenje podataka o obveznicima naplate, evidenciju utrošaka i očitanja, metodologiju obračuna, ispis računa i uplatnica, obračun kamata, automatsko knjiženje u financijsko knjigovodstvo te mnoge druge aktivnosti vezane uz proces upravljanja komunalnim uslugama. Cilj ovog sustava je pružiti nositeljima komunalnih usluga pouzdan i kvalitetan način vođenja svih komunalnih procesa uz optimizaciju troškova i povećanje učinkovitosti, a korisnicima njihovih usluga brzu i transparentnu uslugu.

Radi složenosti modela naplate, prvenstveno uvjetovanim zakonskom regulativom, korisnik se može odlučiti za nekoliko varijanti izdavanja računa i naplate. Postoji mogućnost izdavanja računa za svaku uslugu pojedinačno ili izdavanje zbirnog računa za sve usluge koje komunalno poduzeće pruža. Također korisnik ima mogućnost izdavanje mjesečnih, kvartalnih ili polugodišnjih uplatnica ili slanje E-računa/uplatnice.

Sustav podržava izradu rješenja o obvezi plaćanja, te rješavanju žalbi na iste, vođenje analitičkog knjigovodstva za sve obveznike plaćanja, kontrolu naplate, izrada opomena i ovrha, obrada žalbenih postupaka.

ANALITIČKO KNJIGOVODSTVO (GSG)

Analitičko knjigovodstvo GSG se vodi na tri hijerarhijske razine: zgrada, ulaz i objekt za koje su direktno vezane naknade.

TI4KOM omogućuje slijedeće:

• unos i ažuriranje podataka o mjestima i ulicama (šifre i nazivi)
• unos podataka o nekretnini 
• unos podataka o partnerima-fizičke i pravne
• povezivanje partnera s objektima (u slučaju najma, pojedinom objektu se pridružuje više partnera (vlasnik i najmoprimac), o čemu ovisi obračun pojedinih naknada)
• unos i ažuriranje kontnog plana
• unos i ažuriranje shema kontiranja/knjiženja

Primarna djelatnost GSG je upravljanje stambenim zgradama, imajući to na umu kao i specifičnih potreba takvog poslovanja, naše rješenje obuhvaća sljedeće specifičnosti:

• uslugu pripreme, planiranja i praćenje radova na održavanju zgrada
• organizaciju i kontrolu hitnih popravaka
• organizaciju radova, usluga i isporuku trećih osoba i nadzor istih
• osiguranje zajedničkih dijelova prostora i uređaja od rizika kod osiguravajućeg društva, te aktivnosti oko eventualnih šteta
• suradnja glede donošenja višegodišnjih planova održavanja zgrada
• sudjelovanje u postupku izrada i ovjera elaborata o etažiranju i pojedinačni upis vlasnika u zemljišne knjige

Primarni cilj je u svakom momentu osigurati dostupnost podataka o prihodima i rashodima pojedinih ulaza po zgradama, tj. „knjigovodstveno stanje ulaza“.